外贸跟单的一般流程（外贸跟单是干什么的）

外贸跟单是一项涉及国际贸易多个环节的工作，旨在确保订单从接收到交付的全过程顺利进行。它是连接企业内部各部门以及与国外客户、供应商沟通协作的关键纽带。

在订单获取阶段，跟单员需要密切关注市场动态，通过各种渠道寻找潜在客户，如参加国内外展会、利用网络平台推广产品等。与客户建立初步联系后，详细了解客户需求，包括产品规格、数量、质量要求、交货期等关键信息。准确记录客户的每一个要求，并及时反馈给公司相关部门，确保公司能够提供满足客户期望的产品或服务方案。这一过程需要跟单员具备良好的沟通能力和敏锐的市场洞察力，以便能够准确把握客户需求并及时传达给公司内部团队，为后续订单的顺利承接奠定基础。

订单承接后，进入合同签订环节。跟单员要负责起草或审核合同条款，确保合同内容清晰、准确、完整，符合双方意愿且不违反法律法规。合同中关于产品的各项细节，如品质标准、包装要求、价格条款、运输方式、付款方式等都需明确无误。对于一些特殊要求或可能产生争议的条款，要与双方进行充分沟通协商，确保双方理解并同意合同的所有条款。合同签订后，要及时将合同副本分发给相关部门，如生产部门、采购部门、财务部门等，以便各部门能够依据合同要求开展工作。跟单员要建立合同档案，对合同执行情况进行跟踪记录，确保合同的有效履行。

在生产准备阶段，跟单员要与生产部门紧密合作。根据合同要求，协助生产部门制定详细的生产计划，明确各生产环节的时间节点和质量标准。协调生产所需的原材料、零部件等物资的采购工作，确保生产物资按时、按质、按量供应。对于采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、物资质量不符等，要及时与供应商沟通协商解决，保证生产不受影响。要关注生产进度，定期到生产现场了解生产情况，及时发现并解决生产过程中出现的问题。如因特殊情况可能导致交货延迟，要提前与客户沟通解释，争取客户的理解和同意。

生产过程中，跟单员要严格把控产品质量。依据合同规定的质量标准，定期对产品进行检验和抽检，确保产品质量符合要求。与质量检验部门密切配合，及时处理质量问题。对于不合格产品，要督促生产部门采取整改措施，直至产品质量合格。要做好质量记录，为后续的产品追溯提供依据。在产品生产完成后，跟单员要安排产品的包装和运输事宜。根据产品特点和合同要求，选择合适的包装材料和包装方式，确保产品在运输过程中不受损坏。与物流运输公司沟通协调，安排货物的装运，跟踪货物运输情况，及时向客户提供货物运输信息，如提单号码、预计到达时间等，让客户能够实时了解货物动态。

在订单交付后，跟单员要进行订单的后续跟进工作。与客户保持沟通，了解客户对产品的使用情况和满意度。收集客户反馈意见，及时反馈给公司相关部门，以便公司能够不断改进产品和服务。对订单执行过程中的各项数据进行整理和分析，总结经验教训，为今后的订单操作提供参考。还要负责处理订单执行过程中的各种文件和资料，如发票、装箱单、提单等，确保文件的准确性和完整性，并按照公司规定进行归档保存。通过这一系列严谨细致的工作流程，外贸跟单员保障了国际贸易订单的顺利完成，促进了企业与客户之间的良好合作关系，为企业的外贸业务发展发挥着重要作用。